התוכנה מסתנכרנת מול שירותי Google, לכן מומלץ להחזיק חשבון Gmail, אשר מספק שירותי ענן בצורה מעולה לרבות מייל, יומן, אחסון קבצים כללי, צפיה ועריכה של קבצי עבודה נפוצים כגון Word,Pdf PPT וכו'.
יש לסנכרן את חשבון הGmail מול היומן והמייל בתוכנה על מנת שיהיה ניתן בקלות לקבוע פגישה, לשלוח נכסים בתפוצה במייל וכו'.
צפייה בסרטון הדרכה: חיבור יומן לגוגל
מומלץ להחזיק חשבון באתר פייסבוק, חשבון ייעודי עסקי, ללא קשר לחשבון הפרטי האישי. חשבון זה תפקידו לתת למתווך את האופציה להתנהל בצורה יותר מקצועית ולחשוף נתונים מקצועיים בלבד, בעוד הוא מפרסם מגיב ומשתף מידע על נכסים ומשתתף בקבוצות בעולם הנדל"ן, בנוסף כך יוכל לפרסם לחשבון זה נכסים מתוך התוכנה.
יש לסנכרן את חשבון האימייל של הסוכן (גם לחשבונות שאינם בGoogle) מול התוכנה על מנת שיהיה ניתן לשתף מידע בין הסוכנים בצורה יעילה, לשלוח הודעות מאחד לשני ולקבל הודעות מהמזכירה ישירות לתוך תיבת המייל, בנוסף יהיה ניתן לשלוח אימיילים שיווקיים ללקוחות המכילים מידע על נכסים, או אימיילים רגילים לצרכי תקשורת.
צפייה בסרטון הדרכה: הגדרת אימייל
תוכנת Webtiv היא תוכנה דינמית מאוד, הכוונה שהיא מאפשרת לערוך את השדות והטבלאות במסך על מנת שיתאימו לצרכים של כל סוכן באופן ספציפי. בנוסף היא מאפשרת שמירת חיפושים אשר מתקיימים בתדירות גבוהה, חשוב להגדיר את כל אלו בתחילת השימוש או לאחר זמן קצר, בכדי שיהיה קל ונוח לצפות בכרטיסים במערכת, ולייעל את זמן העבודה מול התוכנה למקסימום.
צפייה בסרטון הדרכה: הגדרות ראשונות ומושגים
צפייה בסרטון הדרכה: צבעים ומשמעותם בתוכנה
לאחר פעולות 1-5 יש להגדיר את הגדרות ברירת המחדל בתוכנה.
התוכנה יודעת לנהל בצורה טובה לקוחות מחפשים, מול מוכרים\משכירים, ומכילה בתוכה פתרונות לכל המצבים שבהם מתווך נתקל בעת עבודה עם לקוחות, ניהול נכסים, התאמות, ניהול תיקי לקוח, אפשרויות פרסום רבות וכו'.
כניסה ראשונה:
על המסך הראשי בכניסה לתוכנה יופיעו קודם היומן, התזכורות, וכפתורי הניווט אל מאגרי המידע. מעבר על התזכורות בשלב ראשון הוא חשוב.
הכנסת נכס\קונה חדש לתוכנה :
ראשית יש לבחור קטגוריה ולאחר מכן לבחור בעריכה > חדש. התוכנה תציג מסך שבו יש להכניס את מספר הטלפון של הלקוח על מנת שיהיה קל לוודא שהוא לא נמצא כבר במערכת (כפילות נתונים). אם המערכת תמצא שאכן קיים לקוח כזה היא תציג אותו כחלק מהרשימה הנמצאת אחרי הטלפונים.
צפייה בסרטון הדרכה : פתיחת כרטיס חדש
צפייה בסרטון הדרכה : עתקת כרטיס קיים
פרטים חשובים בהוספת נכס או לקוח :
דרכי התקשרות רבים יותר קיימים היום, דוא"ל, פייסבוק, טוויטר וכו', כאשר מגיע לקוח זהו עניין חשוב לדעת את כל פרטי ההתקשרות האפשריים מולו, זה מעיד על מקצועיות וכן על נכונות ומאפשר תקשורות נוחה יותר עבור הסוכן ועבור הלקוח, לכן חשוב לצרף פרטים אלו כבר בתוך הכרטיס בעת הכנסתו למערכת.
שילוב נכסים פרטיים מול מאגר :
במסך בדיקת כפילויות כרטיסים במכירה למגורים, במקרה שמצאה התוכנה לפי הטלפונים שהוזנו, כרטיסים מתוך המאגר (צבעים אפור ולבן) הפעולה המומלצת היא להמשיך מתוך כרטיס המאגר המקביל, כיוון שנרצה לקבל עידכונים בעתיד מהמאגר בנוגע לנכס זה (ירידה במחיר, הפך לא אקטואלי,עבר לבלעדיות וכו') וכך נוכל להיות במעקב על המתבצע מול הלקוח גם מתוך מה שרשמנו במשרד, גם מתוך מה שעלה בשיחה מול צוות המאגר, וגם בעידכונים על הנכס מהאינטרנט.
צפייה בסרטון הדרכה : נתוני מאגר ומשרד
מעבר על נכסים שעודכנו :
בעת ביקור בכרטיסי נכסים של המאגר , ביצוע של שינוי כלשהו בשדות בכרטיס נכס יגרום לשיוך אוטומטי של הכרטיס (שדה שיוך-מא\עו), התוכנה עוקבת אחר כרטיסים אלו ובודקת האם במאגר יש מידע עדכני יותר. ניתן לבדוק זאת מתוך מסך החיפוש בלחיצה על כפתור "שינויים חשובים במאגר" אשר יציג בהתאם לנתונים שבשדות החיפוש, ריכוז של כל הנכסים שביקרו בהם ויש למאגר מידע חדש עבורם. על גבי כל כרטיס ברשימה יופיע כפתור כחול (*) שלחיצה עליו תציג את השינויים בכרטיס ביחס למאגר, ושדות ברקע אפור שמציינים את את השדות שערכם שונה מהערך במאגר. בנוסף ניתן לצפות בשינויים בעת כניסה לכרטיס, בעת עמידה של חצי שניה מעל השדות ברקע אפור, יוצג הנתון מתוך המאגר בנוגע לפרט הספציפי, לדוגמא, מחיר, סטטוס, מספר בית וכו'. בתוך כרטיס נכס\לקוח : א. שדה שיוך: מציין את הקישור של הנכס\לקוח למשרד, האם בבלעדיות, שייך למאגר, מטופל על ידי המשרד וכו'. ב. שדה סטטוס: מציין את סטטוס הנכס\לקוח, האם אקטואלי, לא אקטואלי, נמכר וכו'. ג. שדה סוכן: מציין מי הסוכן המטפל בנכס\לקוח זה, שינוי של שדה זה בד"כ מותנה בהרשאות מתאימות.
חיפוש משולב :
ניתן לחפש על ידי הצלבה של מספר נתונים, לדוגמא, כל הדירות בין מחיר X למחיר Y שהתפרסמו מתחילת החודש, במ"ר של X וכו'.
צפייה בסרטון הדרכה : חיפושים בסיסיים
צפייה בסרטון הדרכה : חיפושים מיוחדים
צפייה בסרטון הדרכה : חיפושים מועדפים
איתור הלקוחות שלי :
ניתן לאתר את הלקוחות נכסים או קונים, ששייכים לסוכן ספציפי על ידי סימון של הסוכן בשדה סוכן בחיפוש.
תזכורות :
בעת סימון כרטיס מתוך רשימה או בתוך מסך כרטיס נכס ניתן לנווט אל חלון התזכורת המקושר לכרטיס על ידי לחיצה על כפתור תזכורות אשר מופיע בצידה הימני-תחתון של התוכנה, ולקבוע\למחוק תזכורות בנוגע לאותו כרטיס.
מעקב אחר פעולות מול לקוח :
על מנת שיהיה נוח לעקוב אחר פעולות שהתבצעו מול לקוח, ולתעדם במערכת לטובת מעקב אישי, או של מנהל המשרד, או לבצע מולם חתכים כדי לבדוק עמידה ביעדים וכו', מומלץ לבצע פעילות בכרטיס , לתעד הערות חשובות מתוך שיחה או פגישה שהיו מול הלקוח, כך ניתן אח"כ לחפש אחר אלו ולשמור על סדר בתיק הלקוח.
צפייה בסרטון הדרכה : רישום פעילויות
צפייה במודעה כפי שפורסמה באתר :
ניתן לגשת דרך חלון מקושרים אל המודעה המקורית שפורסמה באתר האינטרנט, כך תוכלו לראות כיצד הנכס מוצג במדוייק באתר טרם עבר שיחה מול אחד מאנשי הצוות של המאגר, כיוון שהצוות הטלפוני של המאגר מבצע שיחות ראשוניות אל כל אחד מהנכסים לעיתים תוכלו לראות כי הפרטים אשר מופיעים בכרטיס הנכס מכילים פרטים רבים יותר מאלו אשר מופיעים באתר (Yad2-WINWIN).
עדכון תמונות נכס \ קבצים מצורפים :
ניתן לצרף תמונות לכרטיס נכס על מנת שיהיה ניתן להשתמש בהם לאחר מכן במערכת פרסום בקליק או שיווק במדיה חברתית, גיבוי בענן, וצפייה מרחוק, ניתן גם לצרף מסמכים כמו טפסי בלעדיות,כתבי התחייבות, תוכניות, וכו'.
צפייה בסרטון הדרכה : צירוף תמונה וקובץ
מצבי תיווך
מבנה המסך :
מסך מצב תיווך מכיל ראשית בכותרת את פרטי הלקוח או בעל הנכס (מצב תיווך מביקוש להיצע או להיפך). לאחר מכן מוצגים הפרטים של אותו אדם, וכן שדות ההתאמה לפיהן תבוצע ההצלבה. יש לשים לב שרק השדות המסומנים בV יהיו בתוקף בעת ההצלבה, ניתן להסיר את הV מחלקם ולחפש לפי כמה שדות בודדים בלבד. חשוב לציין כי שדה אשר לא מופיע בשדות ההתאמה לא תתבצע עליו התאמה.
מציאת התאמות :
תחת שדות ההתאמה מופיעות מספר כרטיסיות(חיפוש,הכרח תיווך, להציע וכו')
חיפוש :
מכיל את התוצאות מתוך ההתאמה הנוכחית.
הכרח תיווך :
מאפשר ביצוע של חיפוש אחר נכס\לקוח מסויים לפי נתונים מדוייקים באם לא עלה בהתאמה רגילה.
להציע :
לקוחות\נכסים אותם נרצה להציע, בד"כ השלב הראשון בתהליך מציאת נכסים\לקוחות.
לא מעוניין:
נכסים בהם הלקוח לא מעוניין\לקוחות אשר לא מעוניינים בנכס זה.
מעוניין :
ההיפך מהנ"ל.
חתם :
נכסים עליהם חתם הלקוח\לקוחות אשר חתמו על נכס זה.
משא ומתן :
נכסים אשר נמצאים במשא המתן\לקוחות אשר נמצאים במשא ומתן על נכס זה.
עסקה :
נכסים אשר נחתמה עליהם עסקה\לקוחות אשר חתמו על עסקה מול נכס זה.
שינוי ועריכת שדות ההצלבה :
ניתן לערוך את שדות ההתאמה כדי להתאים אותה למצבים הנפוצים ביותר, ולשנותה במצבים מיוחדים לדוגמא :מציאת נכס לפי גישה לנכים.
למה זה חשוב :
מסך התיווך הוא לב ליבה של המערכת, תפקידו לנהל את תיק הנכס\הלקוח בצורה יעילה עבור הסוכן אשר מאפשרת לו סדר ברור בכל הנעשה מול כל לקוח\נכס מסויים ואף איתור מצב של לקוח חתום על הנכס אשר רוכש אותו מאוחר יותר מאחורי גבו של הסוכן, בצורה קלה ופשוטה.
לא מופיע דבר בתוצאות החיפוש :
יישנם מצבים כאשר התוכנה אינה מוצאת לקוח מתאים או נכס מתאים ללקוח, במצב זה יש לבדוק את רשימת השדות בהתאמה, ולהוריד סימונים על שדות אשר מציינים נכסים או לקוחות באופן מדוייק, זאת כדי לאפשר מציאת תוצאות רבות יותר.
צפייה בסרטון הדרכה : גמישות במצב תיווך
כתב התחייבות :
ניתן לייצר כתב התחייבות עבור לקוח על מספר נכסים המופיעים באחת מהסימניות.
צפייה בסרטון הדרכה : עריכת כתב התחייבות
צפייה בסרטון הדרכה : הדפסת כתב התחייבות
יצירת קשר :
ניתן לשלוח אימייל למספר לקוחות\בעלי נכסים המופיעים באחת מן הסימניות, לדוגמא רשימת לקוחות אשר מעוניינים בנכס, או רשימת בעלי נכסים אשר הלקוח מעוניין בנכסיהם.
צפייה בסרטון הדרכה : שליחת אימיילים ללקוחות
רזולוציות נמוכות של תיעוד :
ניתן לתעד מה אמר הלקוח או המוכר בהקשר לנכס מסויים בזמן מסויים, לדוגמא מה אמר הלקוח על הנכס כאשר הוצע לו לראשונה ולאחר מכן לאחר שהיה במשא ומתן, מה אמר בעת החתימה על הנכס וכו' לפי הסימניות.
עעל גבי כל תיעוד כזה ניתן לקבוע פגישה או תזכורת ולחפשה בעתיד דרך מנוע החיפוש בתוכנה.
