"מידור" מול "חופש" התוכנת נדל"ן

סגנון או תפיסה מנחים בעלי משרדי תיווך לנהוג בדרכי עבודה שונות בהתאם לרצונם.
במאמר זה אציג את מגוון אפשרויות ההגבלה בעבודת יועץ הנדל"ן והשיקולים שאני שומע בעד ונגד.
אסקור את יכולות התוכנה בה יכולים להשתמש בעלי המשרד על פי שיקול דעתם ובהתאם לשיתוף הפעולה הקיים בין העובדים באותו משרד.

כאשר יועץ נדל"ן מתחיל עבודתו במשרד מסוים הוא נרשם כסוכן ומקבל קוד כניסה לתוכנה. כבר במהלך הרישום נקבעה צורת העבודה של אותו עובד מבחינת מה פתוח בפניו לצפייה, מה מותר לו לעדכן ומאיפה הוא יכול לעבוד.

בתוכנה קיים מדרג הרשאות כאשר בכל הרשאה יש משתנים של מותר ואסור לצפייה ועדכון. לבעלי המשרד יש הרשאה שקראנו לה "משתמש ראשי" ולמי שיש הגדרה כזו כל האפשרויות פתוחות בפניו ללא שום מגבלה. המדרג כברירת מחדל הוא כזה:

• "משתמש ראשי"
• "כמעט מנהל"
• "בסיסי +"
• "בסיסי"
• "בסיסי –"
• "סוכן חדש"

בכל מדרגה כזו יש מותר ואסור שבעל המשרד יכול לערוך וכל סוכן מקבל אחת מהאפשרויות כראות עיניו של בעל המשרד.

המשתנים הניתנים בכל הרשאה הם:

• אפשרות כניסה -

  לקטגוריה מסוימת מכירה, קניה, השכרה, שכירות .... אם אין סימון של V באחת מהקטגוריות הסוכן שיקבל הרשאה כזו לא יוכל להיכנס כלל לאותה קטגוריה. ראיתי שימוש באפשרות הגבלה כזו כאשר במשרד יש הפרדה של מדורים: מדור מסחרי, מדור השכרה וכו'.

• פתיחת כרטיס חדש –

  על פי קטגוריות. האם מותר או אסור? במשרדים גדולים יותר שבהם יש שרות מזכירות מאפשרים לפעמים רק למזכירה לפתוח כרטיס חדש (בדרך כלל גם כדי לבקר חלוקת פניות).

• צפייה בכרטיס בו רשום שם סוכן אחר -

  כידוע בכל כרטיס אפשר להוסיף שם סוכן או סוכנים שמטפלים באותו לקוח/נכס. לפעמים איסור הצפייה בכרטיס של סוכן קולגה הוא רק בצד של ביקוש ולא בהיצע ולהיפך.

• עדכון כרטיס של סוכן אחר -

  גם אם אפשרנו צפייה בכרטיס של קולגה, האם מותר גם לבצע בו שינויים. אם יש V – כן, ואם אין V – לא.

באותה הרשאה אפשר לערוך גם שדות שאסור לעדכן. לעתים קרובות לצורכי שליטה בנתונים חיוניים אוסר בעל המשרד "לגעת" בשדות מסוימים. שדות כאלה הם בדרך כלל – טלפון1, ת.פתיחה, שם סוכן, סטטוס וכו' במקרה כזה גם אם מותר לסוכן לעדכן באופן כללי כרטיס אזי את השדות המסוימים הוא לא יוכל לשנות.

כאן המקום לציין כי היחיד שרשאי לבצע עדכונים בהרשאות וברשימת הסוכנים והקודים שלהם הוא "משתמש ראשי". כמו כן כל אפשרויות העריכה בתצוגת התוכנה שהשפעתן היא על כלל עובדי המשרד ניתנת ל"משתמש ראשי" בלבד.

ללא קשר להרשאה שמקבל כל סוכן יש אפשרות להגביל אותו באופן אישי לפי הפרוט הבא:

• אזור הפעולה שאסור לחרוג ממנו (עיר, אזור, שכונה ואפילו רחוב) כמובן
  במגבלה זו משתמשים כאשר יש הפרדה אזורית בעבודתם של הסוכנים.
• מגבלה על פי כתובת האינטרנט בו פועל המחשב (IP) . בדרך כלל מגבלה זו ניתנת למי שבעל המשרד מחליט שיעבוד רק מהמשרד. כמובן שאותו סוכן לא יוכל לעבוד בשום צורה מחוץ למשרד. ישנם משרדים שמחייבים, מסיבות שונות, את כל הסוכנים לעבוד מהמשרד.
• שיתוף, הכוונה היא האם מותר לשתף כרטיס עם משרדים אחרים.
• פ. בקליק, האם יכול אותו סוכן להשתמש בפיצ'ר של פרסום בקליק.
• ניהול אתר, האם מותר לאותו סוכן להיכנס ולהשתמש בניהול האתר.
• אקסל, האם וכמה מותר לסוכן לייצא נתונים לאקסל.

כל האפשרויות קיימות וכדאי להשתמש בהן בצורה מושכלת. האידיאל כמובן הוא עבודה בשיתוף מלא ללא שום מגבלות וללא חשש בין הסוכנים לבין עצמם וכן בין בעלי המשרד לעובדים במשרד והכול על פי נהלים ברורים ומקובלים.
לפעמים ההגבלות הן זמניות עד לימוד העבודה והיכרות עם עובד חדש.
הכל לגיטימי וניתן להחלטתם של בעלי המשרד.