בסיס נתונים

אתחיל בהגדרה שמופיעה בויקיפדיה "בסיס נתונים או מסד נתונים, ובאנגלית database (או בקיצור (DB הוא אמצעי המשמש לאחסון מסודר של נתונים במחשב, לשם אחזורם ועיבודם. בסיס נתונים מאוחסן באמצעי אחסון מגנטי, בדרך כלל דיסק קשיח, המאפשר גישה ישירה לנתונים. הגישה לבסיס הנתונים נעשית באמצעות תוכנה ייעודית - מערכת לניהול בסיס נתונים (DBMS - Database Management System). בסיס הנתונים בנוי לפי מודל לאחסון הנתונים, כמו מנגנונים פנימיים למיון ולחיפוש."

בסיס נתונים מעודכן ומלא הוא ודאי הנכס העיקרי של משרד תיווך. מובן שהצד האנושי/מקצועי של יועצי הנדל"ן הוא תנאי לשימוש מושכל בבסיס נתונים זה.

שימו לב שאין מדובר לנתונים שיש למישהו בראש. שמעתי מתווכים רבים שאומרים "בשביל מה לרשום? יש לי הכל בראש. אני זוכר כל נכס איך הוא נראה." ואני שואל את אותו סוכן "האם גם הקולגה שלך במשרד יודע מה יש לך בראש?". ואני מקשה עוד "סליחה, מה קורה לנתונים אם תעזוב?!" ועוד "כמה נכסים ראית בחודש האחרון? האם אתה באמת יכול לזכור את כולם גם בעוד חצי שנה?".

המסקנה ההגיונית היחידה שצריך להיות נוהג ברור ומיושם שכל פרט שנודע מתוך שיחת טלפון או ביקור בנכס חייב להיות מתועד בתוכנה במקום המיועד לכך.

משרד תיווך ותיק שראה את הנולד ותעד את הנתונים שאסף במהלך השנים באופן עקבי, יקצור הצלחה באמצעות שימוש, בנתונים אלה, במקום הנכון ובזמן הנכון.

כאחד שמכיר מקרוב משרדים רבים, לאורך שנים, ראיתי כאלה שהמודעות שלהם לאיסוף נתונים ותיעודם באופן מעורר התפעלות וראיתי גם כאלה, שבקצה האחר, משתמשים בנתונים שבלוחות הנדלן כאילו הם גולשים פרטיים וזהו.

ראיתי כאלה שבסיס הנתונים שלהם כולל את כל הלקוחות (קונים פוטנציאליים) וכאלה שלא רואים לנכון שזה חשוב.

נהוג לראות במונח – מסד נתונים שהוא כולל את הנתונים מסודרים במעין טבלה שכוללת נתונים רבים ותוכנה טובה תדע ל"נבור" בהם כרצוננו על פי הצרכים באותו רגע. אני רוצה להרחיב את המושג גם לכלל המסמכים, התמונות, הקישורים וההתאמות המיוחסות לכרטיס מסוים.

כשאומרים "בסיס נתונים" בהקשר למשרד תיווך הכוונה היא למכלול גדול של, נתוני נכס, אפשרויות שיפוץ ושדרוג, יכולות וצרכים של הלקוח, נתוני סביבה, תוכניות פיתוח, אפשרויות מימון, מחירי נכסים דומים בסביבה וכל זאת תוך כדי עדכון פרטים משתנים לאורך הזמן.

תוכנת התיווך webtiv של הומלי מאפשרת לכם ליצור בסיס נתונים מעולה.

הקפדנו שתוכלו:

להוסיף נתונים ככל שתרצו. אין מגבלת כמות במספר הכרטיסים, בכמות התמונות, צרוף מסמכים, קישורים וטקסט חופשי לא מוגבל ברוב השדות בכרטיס.
הנתונים שנרשמו על ידי המשרד נשמרים ללא מגבלת זמן. נתוני המאגר נשמרים לאורך שנים גם אם הפכו ל"לא אקטואליים"
לכל נתון יש מקום שמיועד לו. לשם כך אפשרנו רישום מספר ערכים לאותו שדה, למשל נכס שהוא דירת גן וגם דופלקס ואז תוצאת החיפוש תהיה מקצועית ומדויקת.
ההערות פוצלו להערות מאגר, הערות משרד, הערות פרסום והסטורית הערות.
כדי ליצור התאמה לצרכי המשרד אנחנו מאפשרים לערוך ולשנות את שדות הכרטיס (כדאי לבצע זאת בתאום עם איש השרות שלכם).
מיון הנתונים ברמת "ראשוני" ו"משני" כברירת מחדל ולפי צורך רגעי.

חיפושים מתוחכמים עם התאמות לצרכי משרד תיווך. מספר דוגמאות:

חיפוש לפי חלק ממספר טלפון
חיפוש כולל בכל המערכת
חיפוש בהערות שכולל גם מה שנכתב בהסטרית הערות, פעילויות ותזכורות.
חיפוש מקומה מסוימת שתהיה מעלית
חיפוש לפי מחיר בסטייה של אחוזים
יצירת דוחות יעילים ב"בחר דוח"

חיווי (צבע אדום) בכל מקום שיש קישורים. הצגת הקישור זמינה גם בעת התצוגה בטבלה וגם מתוך פרטי הכרטיס.
תצוגות שונות לצרכים שונים. אתם יכולים לעבור מתצוגה של טבלה לתצוגה אחרת בה יש שדות אחרים המותאמים לאותו רגע. נניח להציג ללקוח טבלה שאינה מכילה נתונים מזהים.

התאמה של ברירת המחדל של תצוגות בתוכנה על פי צרכיו של כל סוכן במשרד.

המקורות לאיסוף הנתונים הם רבים ואזכיר חלק מהם:

המודעה בלוח, ביקור בנכס והשלמת פרטים
תמונות - צילום הנכס וסביבתו, צילום תוכנית האדריכל.
אתרים שונים ללימוד נתונים דמוגרפיים של השכונה (בתוכנה יש קישור ל madlan)
מפות וסיור בשטח ללימוד מדוקדק של האתרים הציבוריים בסביבה (בתי ספר, גני ילדים, גינות ציבוריות, מרכזי קניות ובילוי). בתוכנה יש קישורים למפה של Ynet ובה "שכבות מידע" וכן למפת הסיור הוירטואלי של גוגל.
תוכניות פיתוח בסביבה ברשות המקומית.
נסח טאבו
מחירי נכסים כפי שדווחו לרשות המסים (הקישור הנוח שלנו בתוכנה הוא ללוח מדל"ן)

בסיס נתונים מלא ומעודכן, ידע ברזי התוכנה לשימוש חכם בנתונים אלה יחד עם מתווך מקצועי בעל יוזמה וחרוץ הם ודאי מתכון להצלחה.