תהליך טיפול בנכס מגויס

---

ניהול וגיוס נכס בתוכנת התיווך – מהמאגר ועד לבלעדיות

הכנסת נכס חדש לתוכנה היא לא רק פעולה טכנית. ככל שנמלא יותר פרטים בכרטיס הנכס, כך כל הסוכנים במשרד יוכלו להבין טוב יותר מה גויס, מה מצב הנכס, למי הוא יכול להתאים, ואילו פעולות כבר בוצעו מול בעל הנכס או מול לקוחות מתעניינים. כרטיס נכס מסודר מאפשר למשרד לעבוד בצורה מקצועית יותר, למנוע כפילויות, לשפר את שיתוף הפעולה בין הסוכנים, ולבנות תהליך עבודה ברור מהשלב שבו הנכס נמצא במאגר ועד לשלב שבו הוא הופך לנכס בבלעדיות ומתחיל תהליך השיווק והמכירה.

---

הכנסת נכס ומילוי פרטים מלאים

כאשר מכניסים נכס חדש לתוכנה, חשוב להקפיד למלא כמה שיותר שדות רלוונטיים: סוג נכס, עיר, שכונה, רחוב, מספר חדרים, מחיר, קומה, שטח, מעלית, חניה, ממ״ד, מרפסת, מצב הנכס, פרטי בעל הנכס וכל מידע נוסף שיכול לעזור בהמשך.
מילוי מלא של הפרטים עוזר לסוכנים האחרים במשרד להבין במה מדובר, לבדוק האם הנכס מתאים ללקוחות שלהם, ולהתייחס אליו בצורה מקצועית יותר.
ככל שהמידע בכרטיס מדויק יותר, כך ההתאמות מול קונים יהיו טובות יותר, ותהליך העבודה מול הנכס יהיה יעיל יותר.

שינוי שיוך הנכס לבלעדיות

כאשר הנכס גויס בבלעדיות, חשוב מאוד לעדכן את שדה השיוך של הנכס ל בלעדי במשרד.
העדכון הזה חשוב מכמה סיבות:

1. נוצר באופן אוטומטי דוח מסודר של כל הדירות בבלעדיות המשרד.
2. ניתן לעבוד לפי צ׳ק ליסט מסודר של פעולות לביצוע לאחר קבלת הבלעדיות.
3. במשרדים שעובדים עם מערכת אוטומציה, כל צוות המשרד יכול לקבל הודעה על הגיוס החדש.
4. הנכס נכנס לתהליך עבודה ברור ומקצועי יותר.
5. ניתן להפעיל עליו כלי שיווק מתקדמים מתוך התוכנה.

ברגע שהנכס מוגדר נכון, כל המשרד יודע שמדובר בנכס חשוב שנמצא באחריות המשרד, ושצריך לקדם אותו בצורה פעילה.

עבודה עם נכס מתוך המאגר

כאשר יש נכס מתוך המאגר שאנחנו מעוניינים לגייס, או שכבר ביצענו עליו פעולה מסוימת כמו שיחת טלפון, שליחת הודעה או ניסיון יצירת קשר עם בעל הנכס רצוי להעביר את הכרטיס לשיוך "בטיפול".
תהליך גיוס נכס יכול לקחת זמן, ולכן חשוב שכל פעולה שאנחנו עושים בדרך לגיוס תהיה מתועדת בתוך הכרטיס.
לדוגמה:

• שיחת טלפון לבעל הנכס
• שליחת הודעת WhatsApp
• תיאום פגישה
• סירוב ראשוני מצד בעל הנכס
• הערות על התנגדויות
• ניסיון שיווק חוזר
• תזכורת להמשך טיפול

התיעוד הזה חשוב במיוחד כאשר עובדים בצוות. הוא מאפשר לכל הסוכנים לדעת שאתם כבר נמצאים בתהליך מול בעל הנכס, ומונע מצב שבו כמה סוכנים מאותו משרד פונים לאותו בעל נכס בלי תיאום.
בנוסף, בעל המשרד יכול לראות בדיוק איפה אתם נמצאים בתהליך, לעזור לכם, להמליץ על דרך פעולה, ולתת טיפים - במיוחד אם אתם סוכנים חדשים יחסית בתחום.
גם אם קיבלתם סירוב לגיוס הנכס, חשוב לתעד את זה. ייתכן שבעוד כמה חודשים תפגשו את אותו נכס שוב, והתיעוד מהניסיון הקודם יעזור לכם להבין מה היו ההתנגדויות, מה כבר נאמר לבעל הנכס, ואיך אפשר לחזור אליו בצורה חכמה ומדויקת יותר.
לפעמים בעל נכס צריך לעבור תקופה של שיווק עצמאי כדי להבין שהוא מבזבז זמן יקר, ושעבודה עם משרד תיווך מקצועי יכולה לקדם אותו הרבה יותר.

כפתור הסטורית פעולות

תיעוד הסטוריית פעילות בנכס:

הצלחנו לגייס את הנכס - מה עושים עכשיו?

ברגע שהצלחתם לגייס את הנכס, השלב הבא הוא לעדכן את שיוך הכרטיס לסטטוס "בלעדי במשרד".
אם אתם עובדים עם מערכת ההחתמות הדיגיטליות של Homely, התהליך הופך להיות פשוט עוד יותר. לאחר החתימה הדיגיטלית, הכרטיס יכול להתעדכן באופן אוטומטי לסטטוס בלעדיות, כולל פרטים חשובים כמו שם מלא של בעל הנכס, כתובת מגורים נוכחית, תאריך תחילת הבלעדיות ותאריך סיום הבלעדיות. אם אתם לא עובדים עם מערכת ההחתמות הדיגיטליות, יש לבצע את העדכונים האלה ידנית בתוך כרטיס הנכס. לאחר שהנכס נמצא בבלעדיות, מתחילה העבודה האמיתית: לשווק את הנכס בצורה נכונה, לייצר חשיפה, לאתר קונים מתאימים, לתאם פגישות ולנהל את כל התהליך בצורה מסודרת.

צ׳ק ליסט לנכס בבלעדיות

לכל נכס בבלעדיות מופיע בראש הכרטיס עיגול קטן שפותח רשימת צ׳ק ליסט מסודרת.
הצ׳ק ליסט נבנה על ידי בעל המשרד, והוא כולל את הפעולות שצריך לבצע לאחר קבלת הבלעדיות.
לדוגמה:

• עדכון כל פרטי הנכס
• העלאת תמונות
• הוספת מסמכים
• בדיקת מחיר שיווק
• הכנת דף נחיתה
• פרסום בלוחות
• פרסום בפייסבוק
• שליחה ללקוחות מתאימים
• תיאום ימי צילום או ביקור
• מעקב אחר מתעניינים

יש לסמן את הפעולות שכבר בוצעו, כדי שכל מי שעובד על הנכס יוכל להבין מה התקדם ומה עדיין נשאר פתוח.
כך המשרד עובד לפי תהליך ברור, ולא לפי זיכרון או ניירות מפוזרים.

הוספת מסמכים לכרטיס הנכס

בכרטיס הנכס ניתן להוסיף מסמכים חשובים הקשורים לנכס או לבעל הנכס.
לדוגמה:

• הסכם בלעדיות
• טופס הזמנת שירותי תיווך
• נסח טאבו
• אישורים רלוונטיים
• מסמכים שנחתמו דיגיטלית
• כל מסמך אחר שחשוב לשמור בתיק הנכס

שמירת המסמכים בכרטיס הנכס מאפשרת לכל המידע להיות במקום אחד, נגיש ומסודר, בלי לחפש קבצים במייל, בוואטסאפ או בתיקיות שונות במחשב

הוספת תמונות לנכס

אחת הפעולות החשובות ביותר לאחר גיוס נכס היא העלאת תמונות לכרטיס הנכס.
ניתן לעשות זאת בקלות גם דרך האפליקציה בנייד: מצלמים את הנכס, מעלים את התמונות ישירות לכרטיס, והן זמינות מיד לשימוש בתוכנה.

למה חשוב להוסיף תמונות לכרטיס הנכס?

כאשר יש תמונות בכרטיס הנכס, ניתן לבצע מגוון רחב של פעולות שיווק בצורה קלה ומהירה:

1. בניית דף נחיתה לכל נכס
2. שיתוף הנכס עם משרדים אחרים לעבודה משותפת
3. יצירת תמונה מותאמת לפרסום באינסטגרם
4. פרסום ישיר לפייסבוק
5. יצירת פלייר להדפסה
6. העלאת הנכס לאתר המשרד עם תמונות
7. פרסום הנכס ללוחות נדל״ן
8. במשרדים עם מערכת “פרסום בקליק" - פרסום ישיר ללוחות המובילים

במילים פשוטות: התמונות הופכות את כרטיס הנכס לכלי שיווקי אמיתי.
במקום להתחיל לחפש תמונות בכל פעם שרוצים לפרסם, לשלוח או לשווק את הנכס — הכל כבר נמצא בתוך הכרטיס ומוכן לשימוש.

ביצוע התאמות ללקוחות

אחת הפעולות החשובות בכרטיס הנכס היא לחיצה על כפתור "התאמות".
בלחיצה על הכפתור, המערכת מציגה דוח של לקוחות מחפשים שיכולים להתאים לנכס הספציפי.
ההתאמות מתבצעות לפי פרטי הלקוחות והדרישות שהוזנו בכרטיסי הקונים: עיר, שכונה, מספר חדרים, תקציב, מעלית, חניה, ממ״ד, מרפסת ועוד.
כך ניתן להבין במהירות מי מהלקוחות במשרד יכול להיות רלוונטי לנכס החדש.

שליחת הנכס ללקוחות מתאימים

לאחר שקיבלנו רשימת לקוחות מתאימים, ניתן לשלוח להם הודעה אוטומטית ב־WhatsApp הכוללת גם קישור לדף נחיתה של הנכס.
במקום לשלוח הודעה ידנית לכל לקוח, להעתיק תמונות ולכתוב שוב ושוב את פרטי הנכס - המערכת מאפשרת לבצע את הפעולה בצורה מהירה ומקצועית.
הלקוח מקבל את הנכס בצורה אסתטית וברורה, עם תמונות, פרטים וכפתורי פעולה, והסוכן יכול להמשיך לנהל את התהליך בצורה מסודרת.

תיאום פגישות ומעקב אחר מתעניינים

לאחר שליחת הנכס ללקוחות מתאימים, ניתן לתאם ביומן פגישות בין הקונים הפוטנציאליים לבין הנכס.
בנוסף, ניתן לתעד בכרטיס מי התעניין, מי ביקש לראות את הנכס, מי הגיע לראות אותו, מי חתם, ומה הייתה התגובה של כל לקוח.
התיעוד הזה חשוב מאוד, כי הוא מאפשר למשרד להבין מה מצב השיווק של הנכס בזמן אמת.
לדוגמה:

• מי קיבל את הנכס
• מי פתח התעניינות
• מי ביקש להגיע לראות
• מי הגיע בפועל
• מי חתם
• מי לא רלוונטי
• אילו הערות התקבלו לאחר הביקור

כאשר הכל מתועד בתוך המערכת, קל יותר לנהל את תהליך המכירה, לעקוב אחרי פעילות הסוכנים, ולהציג לבעל הנכס תמונת מצב מקצועית וברורה.

תיק נכס ודוח לבעל הנכס

כאשר עובדים בצורה מסודרת בתוך המערכת, ניתן לבנות לכל נכס תיק נכס מקצועי.
תיק הנכס כולל את כל הפעולות שבוצעו לצורך מכירת הנכס: פרסומים, פניות ללקוחות, שליחת דפי נחיתה, פגישות, מתעניינים, ביקורים, חתימות, הערות ופעולות המשך.
בהמשך ניתן לשלוח לבעל הנכס דוח מסודר אחת לחודש, המציג את הפעולות שבוצעו לצורך שיווק ומכירת הנכס שלו.
דוח כזה מחזק את המקצועיות של המשרד, מראה לבעל הנכס שהמשרד עובד עבורו, ומייצר שקיפות מלאה בתהליך.

סיכום

ניהול נכון של נכס בתוכנה מתחיל במילוי פרטים מלאים, ממשיך בתיעוד פעולות הגיוס, עובר לעדכון שיוך הנכס לבלעדיות, וממשיך לשיווק מסודר באמצעות תמונות, דפי נחיתה, פרסומים, התאמות ללקוחות ותיעוד מלא של כל הפעילות.
כאשר עובדים נכון עם כרטיס הנכס, התוכנה הופכת לכלי עבודה מרכזי שמחבר בין הסוכן, המשרד, הלקוחות ובעל הנכס.
כך ניתן לגייס נכסים בצורה מקצועית יותר, לשווק אותם מהר יותר, לעבוד בשיתוף פעולה טוב יותר בתוך המשרד, ולהציג לבעל הנכס תהליך עבודה ברור, רציני ושקוף.

---